وضح علاقة ادارة المشتريات بكلا من ادارة الانتاج وادارة المبيعات؟
علاقة إدارة المشتريات بإدارة الإنتاج :
تهدف إدارة الإنتاج الى تحقيق أقصى ربح ممكن للمشروعات عن طريق القيام بالمهام الموكلة اليها بأعلى درجة من الكفاية وبرغم وحدة الهدف إلا أن طريقة التفكير تختلف فإدارة الإنتاج تسعى الى الحصول على اقصى ما يمكن من مواد بأعلى درجة من الجودة , والقائمون بالشراء يريدون طلب الكميات المناسبة بالجودة المناسبة , لذلك يجب على إدارة الإنتاج إحاطة إدارة المشتريات بخططها قبل تنفيذها بمدة كافية وبذلك تعطى إدارة المشتريات الفرصة لتقوم بالتخطيط السليم اللازم للحصول على الأصناف المطلوبة , ومن ناحية آخرى يجب على إدارة المشتريات إحاطة إدارة الانتاج بالمواعيد المتوقعة للأستلام وإخطارها بأى تأخير مفاجىء فى التسليم وفيما يتعلق بالمواصفات التى قد لا تكون متوافرة بالسوق.
أ- دور إدارة الإنتاج :
يجب أن تبلغ إدارة المشتريات وبشكل مسبق عن :
· جميع الخطط والبرامج الإنتاجية التى تنوى تنفيذها مستقبلا.
· أى تعديلات أو تغيرات يتم إدخالها على الخطط والبرامج الإنتاجية مستقبلا .
· تقديم كشف بإحتياجاتها المستقبلية من الأصناف الجديدة ( لإنتاج سلع جديدة ) والقديمة قبل مدة كافية تسمح بمراجعة هذا الكشف بحيث لا تخرج من سياسة الشراء العامة.
· تحديد مواصفات شراء الصنف على إعتبار أنها هى الجهة المستخدمة له ومن ثم فهى أقدر من غيرها على القيام بهذا العمل .
· أى ملاحظات ترد على الموارد الموردة .
ب- دور إدارة المشتريات :
يتجلى دور إدارة المشتريات فى علاقتها مع إدارة الإنتاج من خلال :
· التزامها بالمواصفات المحددة من قبل إدارة الإنتاج وأن تكون حاجتها متوافرة بالكمية والجودة والوقت المطلوب .
· التزامها بالجوانب الاقتصادية المرتبطة بكفاءة الشراء .
· إعلامها بشكل مستمر عن موقف عمليات التوريد وأى تعديل يطرأ عليه سواء من حيث الكمية أو المواصفات أو التوقيت .
· تزويدها بأحدث نشرات الموردين الخاصة بالأصناف التى تستخدمها فى العمليات المصنعة ومواصفاتها واستعمالاتها والمواد البديلة التى تفى بالغرض .
· إعلامها بالمواصفات التى قد لا تكون متوافرة فى الاسواق أو التى قد تختلف عن تلك الموجودة فى السوق مما ينتج عنه زيادة فى تكاليف الشراء .
· إرسال العينات والنماذج الواردة فى عروض الموردين للاستفادة منها عند وضع المواصفات الجديدة للسلع .
· الإبلاغ عن العقود التى يتم تنفيذها ( وهذا يتضمن الكميات والنوعيات والاسعار ….. ).
· إبداء رأيها فيما يتعلق بالمواصفات التى قد لا تكون متوافرة بالأسواق أو التى قد تختلف عن تلك الموجودة بالاسواق.
علاقة إدارة المشتريات بإدارة المبيعات :
تساعد إدارة المشتريات بنجاح إدارة المبيعات فى القيام بمهمتها وذلك عن طريق شراء المواد المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة مما يساعد على إنزال السلع المنتجة بالأسواق بأسعار تنافسية , ومن ناحية آخرى تساعد إدارة المبيعات فى نجاح إدارة المشتريات بالقيام بمهامها فى تخطيط مشترياتها بكفاية اكبر بأن تزودها بالمعلومات عن الحصص البيعية والمبيعات المحتملة , ولعل من أبرز العلاقات القائمة بين إدارة المشتريات وإدارة المبيعات , حالة إتباع المشروع سياسة المبادلة فى الشراء والتى تعطى وفقها الأولوية فى شراء الاحتياجات للموردين الذين يشترون احتياجاتهم من منتجات المشروع .
أ- دور إدارة المبيعات :
يتوجب على إدارة المبيعات أن تبلغ إدارة المشتريات بـــ:
· أن تحيطها علما برقم المبيعات المرتقب خلال المدة القادمة حتى تستطيع تجهيز برامج الشراء المناسب .
· المعلومات المتوافرةة لديها عن الأسواق ( من حيث تغير أحوال السوق وتغير أذواق المستهلكين وتغير الأسعار وزيادة المنافسة أو إنخفاضها ومواصفات المواد المطلوبة.
ب- دور إدارة المشتريات :
يتجلى دور إدارة المشتريات فى علاقتها مع المبيعات فى أنها :
· تساهم فى تدعيم نشاط البيع من خلال تخفيض تكلفة المستلزمات المشتراه الى اقل حد ممكن بإعتبار أن تكلفة المواد المشتراه تمثل نسبة كبيرة من تكلفة الإنتاج .
· توافر المواد والسلع المطلوبة من قبل إدارة المبيعات بالنوعيات والكميات والأوقات المطلوبة .
· تساعد إدارة المبيعات فى رسم وتخطيط السياسات الشرائية التى تؤثر على السياسات البيعية وبالعكس .
· تعد سجلات إدارة المشتريات وما تحتويه من معلومات وبيانات عن الأسواق والأسعار والسياسات الترويجية التى يتبعها الموردون مرجعا هاما تعتمد عليه إدارة المبيعات فى نشاطها التسويقى لمنتجات المشروع .
من خلال ما تم عرضه يظهر لنا أن الأدارتين تعملان لتحقيق هدف مشترك يتمثل بإستمرار توفير المواد بتكاليف مقبولة أو بجودة مناسبة مما يؤدى الى زيادة المبيعات والحصة السوقية وإزدهارها أولا ونجاح كلتا الإدارتيت ثانيا .
ولمزيد من المعلومات حول علاقة إدارة المشتريات بالإدارات الأخرى يمكنك الإستعانة بمدونة المحاسب المصري
