طريقة الشرح على المعاملات كما يلى
1) بداية العام الهجري برقم 1/(رقم المدرسة) ب متسلسل حتى نهاية العام .
2) كل ما يخرج من المدرسة بتوقيع وختم المديرة من خطابات ومعاملات أو بيانات واستمارات أو ملف أو قرص ، يجب أن سجل في سجل الصادر العام برقم وتاريخ ، ويأخذ اسم وتوقيع المستلم وتاريخ الإستلام .
3) تسجل المعاملات ( الخطابات ) الصادرة في السجل بشكل متسلسل ، والتاريخ بشكل تصاعدي .
4) يسجل رقم المعاملة و تاريخها والجهة الصادرة لها والموضوع والمشفوعات .
5) المشفوعات : يسجل عدد الأوراق المرفقة مع الخطاب أو إذا كان هناك قرص أو ملف مرفق يسجل في خانة المشفوعات.
6) تصوير الخطابات الصادرة بعد توقيع وختم المديرة عليها، وتحفظ الصور في ملف صور الخطابات الصادرة ( ملف الصادر العام ) ، ويكون مفهرس بشكل متسلسل ويسجل في الفهرس رقم المعاملة و تاريخها والموضوع .
7) إذا كان الإستلام مناولة مع أحد الموظفات أو أحد المشرفات الزائرات للمدرسة يسجل التاريخ واسم المستلمة و التوقيع على الإستلام في السجل ، ثم يعبأ بيان تسليم المعاملات الصادرة يسجل فيه رقم وتاريخ المعاملة والجهة الصادرة إليها ، ويعطى للمستلمة لأخذ توقيع الجهة المرسلة لها على البيان ومن ثم إعادته للمدرسة .
8) إذا كان المستلم مسئول البريد يعبأ بيان إستلام المعاملات الصادرة كما ذكر سابقاً و تعمل الورقة من أصل و صوره ويوقع مسئول البريد على الصورة و تعاد إلى المدرسة و يأخذ معه الخطابات مع أصل البيان . واذا كان الإرسال بالفاكس يتم توضيح ذلك بالملاحظات مع ذكر الوقت و التاريخ .
9) تحفظ بيانات تسليم المعاملات الصادرة مرقمة في ملف مفهرس بطريقة متسلسلة حسب تاريخ البيان تصاعدياً، ويسجل في الفهرس أرقام المعاملات و تاريخ استلامها.
10) في حالة الرد على الخطاب الذي تم إرساله ، يسجل في خانة الجواب الوارد و يسجل رقم الخطاب الوارد و تاريخة و الملف الذي حفظ فيه الخطاب الوارد
