كيفية عمل دورة مستندية لشركة
لابد لكل منشأه أن تقوم بتسجيل إيراداتها ومصروفاتها أولا بأول عند الاستلام والصرف وذلك لسهوله القيد والتسجيل بالدفاتر المحاسبية المختلفة ولذلك تقوم كل منشأه بإمساك المجموعة المستنديه المناسبة لها كالأتي :
1 – إيصال استلام النقدية / الشيك:
يكون هذا الدفتر من اصل+ 2 صوره مسلسل ومرقم ويسجل فيه النقدية الواردة إلي الشركة أيا كان مصدر هذه النقدية المحصلة ويجب أن يوضح فيه قيمة المبلغ المستلم بالأرقام والحروف ويجب تحديد مصدر هذه النقدية المحصلة إذا كانت إيراد بأنواعه أو سداد لجزء من مديونية العملاء أو تمويل للصندوق من أحد الشركاء أو استلام نقدية من البنك.
الأصل : يسلم للشخص الذي دفع النقدية.
صوره : يرفق بحركة الخزينة.
صوره : للحفظ بالدفتر.
2 – إذن صرف نقدية / شيك:
هو عبارة عن مستند يتم تحريره عند طلب صرف نقدية أو إصدار شيكات للغير( موردين – دائنين ....... الخ ) ويقدم لاعتماده إلى الجهة المسؤلة المُفوضة للموافقة على الصرف وذلك طبقا للائحة الشركة المالية.
3 – إيصال صرف نقدية / شيك:
يتم تحرير هذا الإيصال بعد اعتماد إذن الصرف لمستلم المبلغ أيا كان هذا المبلغ صغير أم كبير وسواء كان سداد لمصروف معين أو سداد لمديونية لأحد الموردين أو الدائنين .
ويكون هذا الإيصال من اصل فقط يرفق بحركة الخزينة.
4 – حركة الخزينة:
ويسجل فيها حركة والمقبوضات والمدفوعات النقدية يوما بيوم ويقوم بتحريرها أمين الخزينه ، لكل يوم صفحه مستقلة أو عدة صفحات لجملة المدفوعات وجملة والمقبوضات مع إرفاق إيصالات استلام النقدية وإيصالات صرف النقدية معها ، مع ذكر في كشف حركة الخزينة رصيد اليوم السابق وترصيد الحركة برصيد اليوم الحالي لمعرفة رصيد النقدية بالخزينة ومطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري.
ويكون هذا الكشف من اصل + صوره.
الأصل: يتم عمل قيد اليومية به.
صوره: للحفظ بالدفتر.
5 - قيد اليومية:
وهو مستند داخلي محاسبي يتم إعداده بواسطة محاسب الشركة ويثبت فيه كل العمليات المحاسبية للشركة من حيث طبيعتها دائنة أو مدينه.
وهو من اصل فقط.
6 – الفواتير :
كل إيراد لأي منشأه يجب أن يتم إثباته على فاتورة موضحا بها اسم المنشأة والعنوان ورقم الملف الضريبي ورقم التسجيل في ضرائب المبيعات وصفة الكيان القانوني للشركة ويجب أن تكن الفواتير مرقمة ومسلسلة .ويوضح فيها نوع الخدمة وتكلفتها .
وتكون هذه الفاتورة من اصل + 3 صوره.
الأصل : للعميل.
صوره : لعمل قيد اليومية.
صوره : للحفظ.
صورة للحفظ الموازى.
